Zeugnisse

Praktikantenzeugnisse: Ein Serienbrief mit Textbausteinen aus Excel

Im Gegensatz zu Mitarbeiterzeugnissen werden Praktikantenzeugnisse mit relativ festen Textzuweisungen häufig sehr schematisch erstellt. Bei meinem Lösungsansatz werden zunächst diese Textbausteine in einer Excel-DATENQUELLE zur Verfügung gestellt und dann in einem SERIENBRIEF in Word automatisiert.

Die Datenquelle in Excel

Dabei sind die Grunddaten wie folgt in einer Tabelle zusammengestellt. Für Bedingungsfelder und für grammatisch richtige Personalpronomen dient das Feld Anrede. In Spalte E erscheint der Beginn und danach in Spalte F das Ende des Praktikums. Daran anschließend werden die Praktikanten in den Kategorien Auffassungsgabe, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Sozialverhalten bewertet. Ein Fazit wird mit den Ergebnisfeldern Wiedereinstellung, Gesamtbewertung und Danksagung gegeben.

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1. Auswahlen festlegen

Um falsche Eingaben zu vermeiden, sind für Anrede, Note und ja/nein-Wahl zunächst Bereichsnamen und danach Auswahlen über Wertelisten eingeschränkt:

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Hier sieht man bei einigen Feldern die möglichen Auswahlen:

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Diese erreicht man, indem man die gewünschten Felder unter einer Spaltenüberschrift markiert und dann bei der DATENÜBERPRÜFUNG im Register DATEN die gewünschte Auswahl-LISTE zuordnet:

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Die vergebenen Bereichsnamen kann man über die Funktionstaste F3 einblenden.

2. Der Textbausteintrick: SVERWEISE und TEXTVERKETTUNG

Die Zeugnisformulierungen sind in verschiedenen Tabellenblättern abgelegt (siehe Datei Praktikanten.xlsx ) und werden  den Praktikanten in Abhängigkeit von Note und Anrede über SVERWEISE zugeordnet:

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Das Suchkriterium ist immer die Kombination aus dem Anredewert in Spalte A und dem zugehörigen Wert mit der Benotung (hier: A2&K2). Das & verbindet beide Felder als Text. So wird in der Vergleichsmatrix nun der Wert w1 gesucht.

Nach diesem Muster ergeben sich auch die Werte für die Belastbarkeit, das Verhalten, den Gesamteindruck sowie das Fazit bei Dank:

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In der Spalte H wird bei der Auffassung zunächst ein erster SVERWEIS-Text aus Spalte B (Spaltenindex 2) übertragen.

Texte kann man mit Zeichen & verketten; über den Zusatz &” “&C2 wird ein Leerzeichen und der Name des Praktikanten ergänzt. der anschließende mit & angefügte SVERWEIS fügt den zweiten Text aus Spalte C (Spaltenindex 3) an:

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3. Bausteine mit WENN-Bedingungen und TEXTVERKETTUNG

Da sowohl der Textumfang als auch die Möglichkeiten bei den Spalten Ehrlichkeit (EText)und Wiedereinstellung (WText) sehr eingeschränkt sind, werden die Textausgaben direkt in WENN-Bedingungen festgelegt:

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 Word: Das Hauptdokument

Damit das Hauptdokument Felder grau unterlegt ausweist, ist folgende Einstellung in den OPTIONEN geändert: Zeugnis-11

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Und hier das Dokument mit den Feldfunktionen:

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