Serienbriefe

Serienbriefe

Bei einem Serienbrief werden zwei Dokumente zusammengeführt:

  1. Das HAUPTDOKUMENT (eine Word-Datei) enthält den Text, der verschickt werden soll.
  2. Die DATENQUELLE enthält die Adressdaten und kann in einer Word-Tabelle erstellt werden. Besser ist hier eine Excel- oder Access-Datei.

Die Datenquelle

Für den Serienbrief, der hier erstellt wird, ist eine Datenquelle in Excel erstellt; wenn du nicht tippen willst, findest du diese Datenin der Datei  Kunden-2010.xlsx im zweiten Tabellenblatt:

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Wichtig dabei: Die Überschriften (Feldnamen) müssen in einem Excel-Blatt in der ersten Reihe stehen.

Seriendruck starten

Will man im aktuellen Word-Dokument den Serientext erstellen, wählt man im Register SENDUNGEN das Symbol Serienduck starten:

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Wer aus Word 2002/2003 den Seriendruck-Assistenten kennt, findet den unveränderten Assistenten auch in der neuen Word-Version.

Serienbrief-3 Arbeitet man ohne Assistent, wählt man jetzt BRIEFE und ordnet danach die Datenquelle zu. Aus der Excel-Datei muss man jetzt das zweite Tabellenblatt wählen:

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Will man die Daten bearbeiten, muss man den Namen der Datenquelle markieren und dann die Schaltfläche Bearbeiten wählen.

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Über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen kann man nun Felder aus der Datenquelle im Hauptdokument einsetzen:

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Klickt man dabei den oberen Teil der Schaltfläche an, erscheint ein Auswahlfenster:
Serienbrief-7aÜber den unteren Teil kann man schneller und leichter Felder auswählen.
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Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse kann man zwischen einer Feld­dar­stellung
mit spitzen Doppelpfeilen (Chevrons) und einer Vorschau wechseln:

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 Bedingungsfelder

Eine Anrede realisiert man über Bedingungsfelder. Dabei kann man im Gegensatz zu Excel gleich mehrere Bedingungsfelder an der gleichen Stelle positionieren:

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Da in einem Adressdatensatz immer nur eine Information in dem Anredefeld stehen kann, kann jeweils nur eine von mehreren Bedingungen erfüllt sein.

Will man Bedingungen bearbeiten, kann  man mit der Tastenkombination ALT F9 zwischen „Normaldarstellung“ und „Feldfunktionen“ wechseln:

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Serienbriefe drucken

Über diese Schaltfläche kann man den Druck einleiten:Wählt man Dokumente   drucken, kann man entweder alle Briefe oder auch nur einen Teil   ausdrucken:

 

 

 

Wählt man dagegen Einzelne   Dokumente bearbeiten, kann man zunächst auch wählen, welche Datensätze berücksichtigt werden sollen:

Danach werden alle Briefe in einer neuen Datei   ausgegeben:Serienbrief-16

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