Endtermine planen und überwachen

Beginn: Endtermin festlegen

Soll in einem Projekt ein Endtermin (z. B. Planen einer Konferenz oder einer Terminlieferung) gehalten werden, stellt man diesen zunächst als Projektende ein:

Endtermin1

 Pufferzeiten ermöglichen

Dabei ergibt sich folgender Sprengsatz: Da Project von der Voreinstellung alle Vorgänge so spät wie möglich erstellt, sind im Prinzip alle Vorgänge zeitkritisch:

Endtermin2

Alle blauen Vorgänge liegen so spät wie möglich und haben dadurch keine Pufferzeiten. Auch die Logik bleibt auf der Strecke: Wenn man in Vorgang 4 so spät wie möglich Einladungsschreiben verschickt, wird wohl kaum jemand zur Konferenz kommen.

Da mit Endterminen häufig auch Konventionalstrafen verbunden sind, sollte man die Voreinstellung von Project ändern. Dazu markiert man alle Vorgänge und wechselt in die Informationen zum Vorgang:

Endtermin3

Das Project für das Controlling vorbereiten

In dieser Form ist das Project für ein Controlling (speziell für die Arbeit mit einem Basisplan) nicht geeignet. Stellt man z.B. am 8.April (ursprünglicher Start von Vorgang  6) fest, dass Vorgang statt 2 Tagen 5 Tage dauert, verschieben sich alle Vorgänge in die Vergangenheit: Man stellt fest, dass man den Vorgang schon längst hätte anfangen müssen.

Endtermin4

Das verhindert man, indem man den zunächst errechneten Anfangstermin ab jetzt für eine Vorwärtskalkulation festlegt und danach einen Basisplan für die Projektüberwachung festlegt:

Endtermin5

Der errechnete Anfangstermin taucht blass als Anfangstermin auf und wird als Projektstart benutzt, wenn man hier eine Berechnung vom Projektanfangstermin einstellt.

Hat man einen Basisplan gespeichert, erkennt man die Soll-Werte als graue Balken. Darüber liegen die Ist-Werte. Wenn man jetzt über Vorgänge aktualisieren die tatsächlichen Ist-Werte eingibt, werden diese neuen Werte an die folgenden Vorgänge weiter gegeben und es ergibt sich dieses Bild:

Endtermin6

Die bereits erledigten Vorgänge werden nicht angetastet. Man kann aber bei dieser Änderung die Konferenz nicht termingerecht einhalten (hier erkennbar an einem gesetzten Stichtag auf den geplanten Endtermin).

Da Vorgang 7 und 8 Pufferzeiten haben und für den Endtermin nicht zeitkritisch sind, müsste man in den Vorgängen 9 und 10 Zeit einsparen (z.B. über mehr Personaleinsatz, Überstunden oder Wochenendarbeit über Ostern).

Achtung Für das Controlling und auch für die Arbeit mit dem Gantt-Überwachungsdiagramm kann man nur Projektdateien sinnvoll benutzen, die eine Berechnung von einem Projektanfangstermin aufweisen!